Datenschutzinformation für Mietinteressenten und Mieter (m/w/d) V.1.2 2022

Es ist für die S.Boehme & Co. KGaA sehr wichtig, alle geltenden Vorschriften im Datenschutz zu beachten. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sieht vor, dass wir umfassende Informationspflichten erfüllen. Die Verpflichtungen halten wir für richtig und nehmen diese Verantwortung sehr ernst. Im folgenden Dokument erklären wir Ihnen daher, welche Informationen, also auch sogenannte „personenbezogene Daten“, wir über Sie als Mietinteressent oder Mieter (m/w/d) verarbeiten und informieren Sie über die Rechte, die Sie gegenüber der s.boehme & Co. KGaA in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben.

Diese Datenschutzinformation soll so geschrieben sein, dass auch juristische Laien sie verstehen können – wir hoffen, es ist uns gelungen. Sollten Sie einzelne Punkte doch unklar finden, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf – wir freuen uns, Ihnen unsere umfangreichen Datenschutzmaßnahmen persönlich zu erläutern.

An wen richten sich diese Datenschutzinformation vor allem?

Diese Datenschutzinformation ist für unsere Mietinteressenten und Mieter gedacht.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Der datenschutzrechtlich Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist unser Unternehmen, die s.boehme & co. KGaA, Metzlerstraße 21, D-60594 Frankfurt am Main, Telefon +49 69 8600 7227 0, Telefax +49 69 8600 7227 7, realestate@sboehme.com. Wenn wir in dieser Datenschutzinformation "wir", "uns" oder „das Unternehmen“ schreiben, meinen wir damit immer dieses Unternehmen.

Wollen Sie uns zum Thema Datenschutz kontaktieren, erreichen Sie uns über unsere oben stehenden Kontaktdaten oder ganz einfach und direkt über die E-Mail-Adresse dsb@sboehme.com.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Unser oberster Grundsatz für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten lautet: Wir verarbeiten Daten, die Sie uns zur Anbahnung und Durchführung des Mietverhältnisses zur Verfügung stellen nur, wenn uns eine gesetzliche Vorschrift dies erlaubt oder die betroffene Person, also zum Beispiel Sie, uns dazu eine ausdrückliche Einwilligung erklärt hat.

Abhängig davon, ob Sie Mietinteressent oder Mieter sind, sind dies folgende personenbezogene Daten:

Nach erster Kontaktaufnahme und zur Besichtigungsvereinbarung:

Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift aller zukünftigen Mietvertragspartner,
E-Mail-Adresse, Telefon- und ggfs. Faxnummern aller zukünftigen Mietvertragspartner,
Angaben zu Haustieren außer Kleintieren, die in die Wohnung einziehen sollen.

Zusätzlich nach Ihrer Erklärung, eine Wohnung anmieten zu wollen:

Anzahl der einziehenden Erwachsenen und Kinder,
Falls öffentlich geförderter Wohnraum, Informationen zur Identität der einziehenden Personen,
Beruf und Arbeitgeber aller Mietvertragspartner,
Angaben über eröffnete und noch nicht abgeschlossene Verbraucherinsolvenzverfahren,
Angaben zu in den letzten 5 Jahren durchgeführten oder bzgl. eines bestehenden Mietverhältnisses drohenden Zwangsvollstreckungsmaßnahmen,
Angaben zu in den letzten 2 Jahren abgegebenen Vermögensauskünften,
Angaben zu Ihrem Nettoeinkommen und desjenigen Betrags, der zur Tilgung des Mietzinses zur Verfügung steht.

Zusätzlich bei Abschluss des Mietvertrags:

Vor Abschluss: Ggfs. Belege zum Nachweis der bisherigen Miethöhe und der geleisteten Mietzahlungen (z.B. vom Vormieter nach § 368 BGB geschuldete Quittungen oder geschwärzte Kontoauszüge und Mietverträge),
Vor Abschluss: Gehalts- / Einkommensnachweise(z.B. aus Gehaltsabrechnung, Kontoauszug, Einkommenssteuerbescheid mit geschwärzten nicht notwendigen Angaben)
Kontodaten,
Höhe der Miete und Betriebskosten,
Verbrauchs-/Nutzungsdaten und Betriebskosten gem. BetrKV und HeizKV,
Daten über den Eingang der Mieten und Betriebskosten,
Korrespondenz während des Mietverhältnisses,
Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben) im Vertrag.

Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen verarbeiten wir personenbezogene Daten?

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgen vorrangig zur Begründung und Durchführung des Mietverhältnisses, die Rechtsgrundlage dazu ist Art. 6 Abs. 1b DSGVO (Durchführung eines Vertrags mit dem Betroffenen).

Bei öffentlich gefördertem Wohnraum erfolgt die Verarbeitung zusätzlich zur Erfüllung rechtlichen Verpflichtungen, denen wir als Verantwortlicher unterliegen, Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1c DSGVO.

Auch aufgrund anderer rechtlicher Pflichten, denen wir unterliegen, können wir nach Art. 6 Abs. 1c DSGVO personenbezogene Daten verarbeiten. Dazu zählen vor allem steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.

Außerdem verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Wahrung unseres berechtigten Interesses gem. Artikel 6 Absatz 1 f) DSGVO, solange wir davon ausgehen können, dass Sie kein überwiegendes Interesse daran haben, dass wir diese Daten nicht für diese Zwecke erheben und verarbeiten. Zu unseren berechtigten Interessen gehören z.B.

die Klärung wirtschaftlicher Risiken im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis, wie zum Beispiel Zahlungsausfälle,
die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und die Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
die Verhinderung und Aufklärung von Straftaten;
die Steuerung und Optimierung unserer Geschäftstätigkeit einschließlich der Risikosteuerung.
Im Falle einer anstehenden Veräußerung des Gebäudes schrittweise und angemessene Offenlegung von mieterrelevanten Daten, vor allem im Due-Diligence-Verfahren, sofern sie für die Veräußerung zwingend notwendig sind. Mieterdaten werden dabei, soweit möglich, anonymisiert oder pseudonymisiert.

Soweit wir Ihnen die Möglichkeit zur Erteilung einer Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogenen Daten geben, verarbeiten wir die von der Einwilligung umfassten Daten immer nur für die in der Einwilligung genannten Zwecke auf Basis von Art.6 Abs. 1a DSGVO. Beachten Sie bitte die Informationen zum Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrung berechtigter Interessen unter „Welche Rechte haben betroffene Personen?“

Besteht eine Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten?

Sie sind nicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten verpflichtet. Wir können jedoch ohne Daten kein Mietverhältnis mit Ihnen begründen oder durchführen. Daher ist dafür die Erhebung oder Bereitstellung der oben genannten Daten erforderlich, falls wir es nicht bei der Erhebung der Daten anders angeben.

Sollten wir darüber hinaus personenbezogene Daten erheben, teilen wir bei der Erhebung mit, ob die Bereitstellung dieser Informationen gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für den
Abschluss eines Vertrages erforderlich ist. Wir kennzeichnen in der Regel diejenigen Daten, die Sie freiwillig bereitstellen können und deren Erhebung nicht auf einer Verpflichtung beruht oder nicht zum Abschluss eines Vertrages erforderlich ist.

Beachten Sie bitte die Informationen zum Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrung berechtigter Interessen unter „Welche Rechte haben betroffene Personen?“

Wer erhält personenbezogene Daten von uns?

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich innerhalb unseres Unternehmens verarbeitet. Abhängig von der konkreten Art der personenbezogenen Daten haben nur die Abteilungen und
Personen in unserem Unternehmen Zugriff auf die Daten in dem Umfang, den sie zur Ausführung des Zweckes der Verarbeitung benötigen.

Im rechtlich zulässigen Umfang dürfen wir Daten auch an Dritte außerhalb unseres Unternehmens übermitteln, soweit für den Zweck zwingend erforderlich. Zu diesen externen Empfängern können insbesondere zählen

Ihr Vermieter und seine Mitarbeiter, wenn wir als Verwalter des Mietobjekts tätig sind,
Mitarbeiter verbundener Unternehmen,
Mitarbeiter von Unternehmen, die in unserem Auftrag weisungsgebunden Daten verarbeiten,
Dritte, soweit für die Durchführung des Mietverhältnisses zwingend erforderlich, Kontaktdaten jedoch nur mit Ihrer Einwilligung (z.B. Handwerker zur Durchführung von Instandhaltungs- oder Instandsetzungsarbeiten an der Mietsache oder Ablesedienstleister zur Betriebskostenerhebung),
öffentliche Stellen, z.B. Meldebehörden, bei öffentlich gefördertem Wohnraum das Amt für Wohnungswesen;
Andere Mieter die Einsicht nehmen dürfen in Originalbelege und Verbrauchserfassungen, die den jeweiligen Jahresabrechnungen zugrunde liegen,
Energieversorgungsunternehmen (z.B. Zählerstände nach Auszug),
Unternehmen oder Stellen, die uns bei der Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen unterstützen (z.B. Anwälte).
Dritte, denen wir ihre Daten aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen übermitteln müssen (z.B. Steuerbehörden).
Beteiligte Parteien im Falle einer geplanten Veräußerung des Gebäudes, also Kaufinteressenten soweit im Due Diligence Verfahren eine Offenlegung notwendig ist, sowie Käufer und Notare.

Setzen wir eine automatisierte Entscheidungsfindung ein?

Für unsere Geschäftsbeziehungen nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Artikel 22 DSGVO, das schließt vor allem auch Profiling mit ein. Falls wir solche Verfahren ausnahmsweise einsetzen, werden wir die betroffenen Personen im gesetzlich vorgeschriebenen Umfang informieren.

Werden Daten in Länder außerhalb der EU oder an internationale Organisationen übermittelt?

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich innerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums; eine Übermittlung in Drittländer ist nicht geplant.

Für welche Dauer werden personenbezogene Daten gespeichert?

Grundsätzlich löschen wir personenbezogene Daten, wenn sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr gebraucht werden. Daten aus Mietverträgen werden also in der Regel gelöscht, wenn der Mietvertrag beendet wird. Allerdings werden vor allem Daten, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen, erst nach Ablauf der Fristen gelöscht. Das betrifft zum Beispiel personenbezogene Daten in handels- und steuerrechtlich relevanten Dokumenten. Die Löschung erfolgt dann in der Regel nach weiteren 6 (HGB) oder 10 Jahren (AO). Das Löschen geschieht, ohne dass die betroffene Person uns dazu auffordern muss. Falls wir personenbezogene Daten nur noch zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten speichern, werden diese in der Regel so gesperrt, dass eine Verarbeitung nur noch bezogen auf den Zweck der Aufbewahrungspflicht erforderlich ist (z.B. zur Offenlegung gegenüber Finanzbehörden).

Daten von Interessenten, die keine Mieter geworden sind, werden spätestens 6 Monate nach Abschluss eines Mietvertrags für das betreffende Objekt gelöscht.

Daten, die wir in unserem berechtigten Interesse verarbeiten, werden von uns grundsätzlich gespeichert, solange dieses berechtigte Interesse besteht und die Interessen der betroffenen Person an der Nichtfortführung der Speicherung nicht überwiegen.

Wenn Sie uns für die Verarbeitung eine Einwilligung erteilt haben, speichern wir die Daten für die in der Einwilligung vereinbarten Zeitdauer.

Welche Rechte haben betroffene Personen?

Jede betroffene Person hat das Recht

auf Auskunft zu den über sie gespeicherten personenbezogenen Daten gem. Artikel 15 DSGVO;
auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten gem. Art. 16 DSGVO;
auf Löschung personenbezogener Daten, gem. Art. 17 DSGVO;
auf Einschränkung der Verarbeitung, gem. Art. 18 DSGVO;
auf Datenübertragbarkeit, gem. Art. 20 DSGVO, und
auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten, die auf der Rechtsgrundlage unseres berechtigten Interesses nach Artikel 6 Abs. 1f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Im Falle eines solchen Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie oder die betroffene Person jederzeit, z.B. über einen der im Abschnitt "Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?" genannten Kontaktwege, mit uns in Kontakt treten. Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie oder die betroffene Person sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Eine betroffene Person ist zudem berechtigt, gem. Art. 77 DSGVO eine Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz einzulegen.

Wir danken Ihnen für Ihr Interesse an unserer Datenschutzinformation.

Ihre s.boehme & Co. KGaA